Con el fin de estar a la vanguardia en materia tecnológica y de sostenibilidad, la Universidad de Costa Rica (UCR) creó el Sistema de Gestión Documental Institucional (Sigedi), el cual se encuentra en una fase avanzada de su plan piloto.
Se trata de un sistema creado al 100% en casa, desarrollado por el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (Aurol) y el Centro de Informática, que permitirá el control y gestión de todos los documentos que se producen a nivel institucional.
El Sigedi permitirá que todas las instancias universitarias creen sus oficios, circulares, memorandos, informes, resoluciones y otros de una forma virtual. Pero lo más importante es que será posible asociar a expedientes, clasificarlos, poner palabras clave, relacionarlos con otros documentos y adjuntar archivos; es decir, se podrá llevar a cabo todos los procesos técnicos archivísticos desde la web.
Todo esto permite hacer búsquedas avanzadas para determinar quién lo produjo, la fecha, metadatos que tiene el documento, o quién debe responder. En fin, todos los documentos quedan atados y relacionados.
De acuerdo con Alonso Castro, director del Centro de Informática, lo más innovador de este sistema es que cambia el paradigma de cómo se venían produciendo y gestionando los documentos, con la integración de la firma digital.
“Si solo tuviéramos el sistema, sin firma digital, sería necesario descargar el documento, imprimirlo y mandarlo por la vía habitual. Pero, al implementar este procedimiento, quienes aprueban o firman los documentos pueden hacerlo digitalmente usando el token del Banco Central de Costa Rica. Es posible enviar los documentos 100% digitales, de forma directa; esto aproxima a la UCR a su meta de política Cero Papel”, indicó Castro.
El sistema incorpora una gran cantidad de plantillas preelaboradas que permiten a cada unidad crear sus documentos, acorde con las necesidades que tiene, pero sin necesidad de empezar cada archivo desde cero. Son personalizables y establece el flujo de aprobaciones que se requieran.
Adicionalmente, indicó Castro, es 100% usable en dispositivos móviles, se pueden crear los documentos, transitarlos y asignarlos desde teléfonos celulares o tabletas. Tiene un alto nivel de accesibilidad, pues permite su uso para personas no videntes, con dislexia, daltonismo o con discapacidad motora.
UNIVERSIDAD también conversó con Nuria Gutiérrez, directora del Archivo Universitario, para conocer a profundidad sobre esta iniciativa que implicará un gran avance en el manejo documental de la UCR, una reducción en la producción de documentos impresos, una mayor transparencia y control de lo que se genera en el ámbito institucional.
¿Cómo nace el proyecto de Sigedi?
-A lo largo de nuestra historia, de la UCR, se produjeron documentos sin mucho apoyo para la gestión, lo cual no era un problema hasta los años ochenta, pues la producción de estos materiales era una función concentrada en las secretarias. Pero al llegar la era de la tecnología vimos que continuamos con las mismas prácticas y los documentos que se generan desde diversos puestos de las instancias universitarias no tienen un destino específico; hay repetición de consecutivos, anulación de documentos y, en general, un gran vacío de la gestión documental.
Hubo varios intentos por producir software y programas que permitieran avanzar en el tema electrónico y de gestión; sin embargo, no fueron exitosos, sobre todo porque no contaban con condiciones de trazabilidad de todos los documentos.
Fue en 2016 cuando la Rectoría solicitó la creación de un nuevo sistema, entre el Archivo Universitario y el Centro de Informática, para lo cual se llevó a cabo todo un trabajo de análisis y entendimiento de los requerimientos que debía tener.
Para el 2017 se comenzó el desarrollo de diversos módulos y de la plataforma, y en octubre de ese año se arrancó con un pequeño plan piloto desde el Centro de Informática, la Comisión de Equipamiento y la Comisión Universitaria, para así validar su funcionamiento.
Fue la oportunidad para probarlo en pequeño y luego seguimos con otra prueba piloto, en la cual incorporamos a 34 unidades.
¿Qué se puede hacer con el Sigedi?
-La idea es que desde el sistema se generen todos los oficios y se tramiten los documentos de la Universidad, que se puedan relacionar entre ellos, lo que permitirá una mayor agilidad a los trámites que se realiza en la institución.
El sistema va a recuperar toda la trazabilidad que pueda darse en determinado asunto; podremos crear oficios, circulares, memorándums, documentos amplios, informes y mucho más. Esto incluye también resoluciones de Rectoría, La Gaceta Universitaria, actas de sesiones y expedientes, que se habilitarán para su consulta vía sistema.
Además, todas las comunicaciones oficiales que hace la UCR a la comunidad universitaria se podrán enviar por medio de Internet, para evitar la impresión de papeles que al final van a la basura.
Pero no solamente eso, sino que el sistema permitirá incluir el ciclo de vida del documento; es decir, desde su creación, trámite, valoración y si es necesario eliminación o traslado al Archivo Universitario. Asimismo, incorporará en un proceso posterior la firma digital, lo que significa que no será necesario imprimir la mayoría de los documentos que se generan en la Universidad, facilitando el trámite de forma electrónica.
¿Qué les ha permitido determinar el plan piloto?
-Claro que ha sido posible entender el proceso, ver los ajustes que se requieren y adaptarlo para que cumpla con las necesidades.
Nos hemos dado cuenta sobre todo de las malas prácticas que tenemos a nivel institucional, en cuanto al manejo de documentos, algo que podremos ir mejorando con el sistema, sabiendo que estamos frente a un enorme reto de enseñar y orientar a la comunidad universitaria en este proceso.
¿Cómo enseñan el uso de esta plataforma?
-Se hace a través de videos, los cuales explican con detalle todos los pasos que deben seguir los funcionarios para la creación de documentos. Tenemos unas 360 instancias en toda la Universidad, con una enorme cantidad de personal que requerirá capacitarse.
Los videos incluyen temáticas que van desde la explicación de cómo crear un documento en el sistema, cómo hacer flujos de trabajo, el despacho de documentos, su distribución, entre otros.
Por medio de esos videos pretendemos que la gente pueda capacitarse, que sean un poco autodidactas, pero también impulsaremos procesos de capacitación y adaptación del sistema.
Por otra parte, el Centro de Informática trabaja en la capacitación de los administradores del sistema (Aurol), con el fin de contar con el conocimiento necesario del aplicativo en cuanto a la estructura de diseño y código fuente para realizar los futuros mantenimientos.
¿Qué beneficios implicará la puesta en marcha de Sigedi?
-Habrá una normalización de cómo se trabaja en la institución, se establecerán los logos estandarizados y normalizados en los documentos, además de impulsar la interoperabilidad con otros sistemas, porque en la Universidad tenemos diversas plataformas.
Previo a la implementación del sistema será necesario que cada unidad trabaje en el flujo de sus procesos, pues esto es indispensable para que sea eficiente. Esto significa que deberán analizar el rol del archivo, la creación de documentos, aprobación, el ingreso, despacho y distribución de los archivos.
Un dato muy importante es que el sistema le avisa por medio de correo electrónico que le llegó un documento nuevo, de manera que no se podrán perder.
Es un mecanismo enorme de transparencia. Por ejemplo, la Rectoría y Vicerrectorías producen, cada una, cerca de 9.000 documentos al año, los cuales se podrán contener en un solo sistema que los conecte y soporte de manera eficiente.
Los documentos se tramitan con gran celeridad, habrá una reducción en el uso del papel, además de contar con todo un sistema de seguridad que permita controlar quién y cuándo acceden a los documentos.
La integralidad en un solo sistema va de la mano con una administración pública que se basa en servicios innovadores, que permiten la rendición de cuentas, la agilidad en la toma de decisiones y la reducción en tiempos de trámites.
¿Cuándo se lanzará el programa oficialmente?
-El lanzamiento será el próximo 8 de mayo. Participarán representantes de todas las unidades y se dará a conocer el plan de puesta en marcha del sistema, que irá incorporando de forma paulatina diversas unidades e instancias universitarias a lo largo del año.
