Planificar, comprar, administrar inventarios, supervisar entregas y dar seguimiento, todo de manera digital. Estas son algunas de las funciones que se podrán ejecutar en la nueva versión de la Plataforma de Gestión de Compras y Abastecimiento (GECO) de la Universidad de Costa Rica (UCR).
El proyecto, dirigido por la Oficina de Suministros (OSUM), promete ser un sistema integral de administración de la logística de compra de bienes de la Universidad, en el que la persona usuaria pueda visualizar y recibir notificaciones en todas las fases de la adquisición.
Contrario a su primera versión, el sistema ahora tendrá módulos integrados para cada una de las fases de la cadena de abastecimiento.
Las novedades
Una de las actualizaciones más importantes de GECO es una nueva interfaz integrada con el Sistema Integrado de Compras Públicas (Sicop). Esta permitirá realizar compras desde dicha plataforma, pero con un inicio y seguimiento del proceso con las herramientas institucionales que brinda Geco.
Entonces, si se debe realizar una compra por medio de Sicop, la persona usuaria puede planificarla en Geco, comprar en Sicop y, automáticamente, Geco descargará la información de la gestión para continuar el proceso de adquisición en la plataforma universitaria.
Las excepciones de compra en Sicop, como las compras al extranjero y las compras por fondos de trabajo, podrán realizarse en el módulo de compra de GECO.
Además, se ha trabajado en una mejor integración de la plataforma con otros de los sistemas internos de la Universidad.
“Hace diez años, si usted quería hacer una compra tenía que llenar un formulario, llevarlo a Financiero y ahí le ponían un sello. Eso era como un cheque, ese papel valía plata. Luego, se entregaba en Suministros, y ¡Dios guarde se perdiera ese papel!, porque era el único registro que había en toda la institución de que usted había reservado ese monto para comprar algo”, relató Walter Bustillos, jefe del Departamento de Adquisiciones de OSUM.
Desde entonces, se ha logrado un nivel de integración que pronto permitirá incluso la digitalización de información a través de firma digital.
“En este momento, por aspectos legales, aún se deben enviar documentos firmados en físico. Cuando el Centro de Informática habilite la firma digital en nuestros sistemas institucionales, GECO va a poder aprovechar esa oportunidad y le va a poder decir a los usuarios: ‘ese documento que usted hizo en el sistema, fírmelo digitalmente y ya, no envíe papel nunca más”, adelantó Bustillos.
Por otro lado, las interfaces que tienen con la Oficina de Administración Financiera (OAF) permiten que la persona usuaria apruebe una solicitud de compra para que se descargue cierta cantidad de dinero de su presupuesto y quede amarrado a una solicitud de compra de manera automática.
Los beneficios
Esta integración de plataformas institucionales y nacionales permitirá agilizar procesos, por cuanto las compras van a poder hacerse cada vez más rápido y de manera completamente digital. Además, reduce los errores en la información contenida en el sistema.
“En este proceso que se hace aquí, desde la planificación hasta la adquisición, hay una interfaz con Financiero para hacer toda la parte de presupuesto. Entonces, ya Financiero no tiene que tener funcionarios digitando información en el sistema de ellos en el módulo de planificación, ya los sistemas hacen automáticamente los registros”, explicó Bustillos.
GECO 2.0 permitirá entonces que los procesos sean más eficientes, con una mayor calidad de información y un menor marco de error.
“Teníamos un carro que iba a 20 por hora, ahora tenemos un carro que va a 100 por hora, y va pasando todo el proceso”, expresó Eduardo Bravo, jefe del Departamento de Gestión Logística de OSUM.
Además, permitirá capturar una serie de información para contabilidad, para tesorería, y para todos los trámites de la elaboración de los estados financieros y de pago.
“El año pasado no se tenía todo el proceso trazable, entonces no se podían obtener métricas. Ahora sí las podemos generar, y eso nos va a ayudar a buscar mejores estrategias de compra o puntos de mejora como institución”, aseguró Juan Carlos Solano, jefe de la Unidad de Tecnologías de la Información de OSUM.
Ahora, se tendrá toda la información digitalizada en el sistema, integrada a nivel de toda la institución, lo que permitirá mejorar los controles que la Universidad tiene sobre el uso y la ejecución del presupuesto. Entonces, la herramienta potencializa el acceso y la visualización de la información y permite generar control sobre quién, cómo y en qué se utiliza el presupuesto.
Lo que viene
La Oficina de Suministros espera que antes de que termine el 2019 toda la universidad pueda tener todos los procesos de compra incluidos en los diferentes sistemas, y que a partir de eso se pueda obtener información a manera de reporte de todas las contrataciones que ha realizado la institución.
Según quienes lideran el proyecto, se han alcanzado niveles de prueba satisfactorios para empezar a involucrar a las personas usuarias en el proceso. De manera que puedan utilizar el sistema no solo para planificar las compras como ha sido hasta ahora, sino también para hacer sus compras y llevar los procesos de almacenamiento, distribución y seguimiento de todas las contrataciones.
Además, se está trabajando en un módulo de administración de inventarios para sedes y recintos a través de GECO, lo que abriría la posibilidad de que unidades como la Vicerrectoría de Administración (VRA) puedan visualizar el inventario de una sede y ver qué es lo que despachan más frecuentemente, qué es lo que consumen más, entre otras funciones.
