El fondo de trabajo de la Federación de Estudiantes de la Universidad de Costa Rica (Feucr) presenta problemas de liquidez por ₡30 millones, cuyas facturas no han logrado ser reintegradas por la Contraloría Estudiantil (CE) en los últimos cinco años.
Debido a que el problema no se ha logrado solucionar, la Oficina de Administración Financiera (OAF) decidió en 2017 empezar a aplicar retenciones al fondo de trabajo hasta que se reintegren las facturas. A raíz de esta medida, la Federación ha tenido que encontrar nuevas formas de realizar compras y transacciones para sus funciones administrativas del cuerpo estudiantil universitario, puesto que no puede realizar transacciones en efectivo.
Además del directorio de la Federación, el fondo de trabajo alimenta al menos 88 unidades universitarias más, como las asociaciones de estudiantes de las carreras que se ofrecen en la Sede Rodrigo Facio y en las otras sedes y recintos de la UCR, así como el Consejo Superior Estudiantil (CSE), el Tribunal Electoral Estudiantil Universitario (TEEU), la Contraloría Estudiantil y la Defensoría Estudiantil Universitaria (Defeu).
Entonces, a no ser de que se realicen compras por medio de órdenes de servicio –las cuales permiten realizar transferencias bancarias–, o sea la Oficina de Suministros de la Universidad quien realice las órdenes de compra y requisiciones de materiales, los órganos de representación estudiantil se encuentran sin fondos para trabajar.
Desbalances financieros
El 6 de abril de 2015, el entonces presidente de la Feucr, Jordan Vargas, solicitó a la Oficina de Contraloría Universitaria (OCU) una auditoría para el fondo de trabajo de la Federación, puesto que consideraba que existían inconsistencias provenientes de administraciones anteriores.
Al asumir la presidencia de la Federación, Vargas recibió un informe del directorio saliente que presentaba un arqueo del fondo de trabajo por un monto de ₡115.6 millones, que, comparado con el saldo contable del fondo, presentaba una diferencia negativa de ₡9.3 millones.
Además, en el informe presentado por Vargas, se mencionaban otras situaciones irregulares con posibles faltantes que habían sucedido en períodos anteriores, como el uso generalizado de declaraciones juradas, las cuales permiten declarar gastos sin especificar en qué se utilizaron.
Sin embargo, la Contraloría Universitaria consideró que las situaciones expuestas por Vargas correspondían a periodos ya liquidados, por lo que aceptaron realizar la auditoría pero enfocada en los procesos de la administración, ejecución y custodia de los recursos asignados al Fondo de Trabajo, así como la aplicación del Control Interno, partiendo del periodo 2015.
Las irregularidades denunciadas por Vargas consistían, especialmente, en el faltante de ₡9 millones determinado al inicio de su gestión y en comprobantes de gastos que se encontraron en los archivos de la Contraloría Estudiantil, que sumaban ₡7 millones correspondientes a otros periodos y que en su momento fueron devueltos por la Oficina de Administración Financiera (OAF) de la UCR por no cumplir con los requisitos establecidos.
El origen
En 2017, la Contraloría Universitaria le envió al directorio de la Feucr el resultado de su auditoría. Esta reveló que el Fondo mantiene desde febrero de 2011 un monto de ₡125 millones, el cual para diciembre de 2016 debió ser de ₡63 millones.
Marvin Méndez, encargado de realizar los reintegros del fondo de trabajo de la Federación de Estudiantes, explicó que, de conformidad con el Reglamento General para la Administración y Fiscalización de Fondos de Trabajo, el presupuesto destinado al fondo de la Feucr debe ser un 25% del presupuesto asignado a la Universidad ese año por medio del Fondo Especial para la Educación Superior (FEES).
Sin embargo, en agosto de 2010, la Vicerrectoría de Administración (VRA) aprobó un sobregiro temporal al Fondo por un monto mayor al 25%. Entonces, en vez de recibir alrededor de ₡77 millones por tracto, el Fondo empezó a percibir transacciones por ₡125 millones. No obstante, al momento de la publicación de la auditoría, la VRA no había realizado la gestión para que el Fondo empezara a percibir solo el 25% nuevamente.
“La primera problemática fue cuando se sobregiró nuestro presupuesto de la Federación. En 2010, en la Administración hacen un sobregiro a nuestro presupuesto; era de ₡75 millones y pasa a ser de ₡125 millones, y ahí surgen los problemas, porque estamos trabajando con presupuesto de más”, explicó Renato Franco, actual presidente de la Federación.
En la Unidad de Control de Pagos de la OAF, indicaron a la Contraloría Universitaria, durante el estudio de auditoría, que efectivamente el Fondo está sobregirado y que no se había realizado ninguna gestión para su ajuste hasta ese periodo, donde el presidente de la Feucr se comprometió a hacer la devolución una vez que finalizara su gestión.
Sin embargo, la Contraloría apunta que, a la fecha de publicación de la auditoría, la devolución no se había realizado y, por lo tanto, el Fondo continúa sobregirado, lo que “posibilita que parte de dichos recursos no se estén utilizando y permanezcan ociosos, además de incrementar los riesgos por eventuales pérdidas en su manejo”.
De acuerdo con la auditoría, aunado al sobregiro realizado, el Fondo es distribuido en 88 Unidades Ejecutoras, lo que complica el proceso de asignación y reintegración de fondos, puesto que cada unidad trabaja y ejecuta su presupuesto de forma independiente, según sea su plan de trabajo, y no puede ser intervenida por la Universidad, puesto que la Federación goza de autonomía administrativa, de gobierno y funcional.
Entonces, el proceso de fiscalización de cada unidad ejecutora lo realiza la Contraloría Estudiantil al revisar que los comprobantes del gasto cumplan con los requisitos establecidos por la Oficina de Administración Financiera, como que deben ser facturas timbradas siempre a nombre de la Universidad de Costa Rica y que deben tener el detalle de los bienes y servicios adquiridos, así como el monto exacto de la compra en números y letras.
Sin embargo, debido a que las elecciones de asociaciones de estudiantes se realizan en períodos distintos a los de elección de directorio Feucr, el proceso de recolección y reintegración de comprobantes de gasto se vuelve más complicado.
Según la auditoría, la fiscalización realizada por la Contraloría Estudiantil es una función que se vuelve lenta “debido al volumen de documentos que se generan y al hecho de no contar con una estructura administrativa permanente a tiempo completo que les apoye en su gestión”.
Aunque la Contraloría Estudiantil había contratado una firma de contadores públicos que apoyara la gestión de la Feucr, este recurso aporta solo 15 horas semanales de trabajo para colaborar en la preparación de los reintegros y la conciliación de la cuenta corriente del Fondo.
Un informe contable realizado por esta firma de contadores, muestra que cerca del 50% de los recursos (₡58 millones) estaban pendientes de liquidar, de los cuales ₡5 millones correspondían a un anticipo que hizo Vargas a un proveedor para la compra de bicicletas, términos que finalmente no se cumplieron dado que el proveedor se declaró incapaz de cumplir.
Finalmente, se presentaron dos casos en que las asociaciones de estudiantes incumplieron con los trámites de liquidación del periodo 2015, los cuales están generando faltantes de efectivo.
La Asociación de Guápiles, del último tracto girado por ₡398.192, no había presentado comprobantes que justificaran el retiro del efectivo. Según la Contraloría Estudiantil, la junta directiva de la Asociación tuvo problemas y no lograron contactar al responsable para que se refiera a la situación, dado que el dinero fue retirado de la cuenta.
Por otro lado, la Asociación de Estudios Generales mostró en sus informes una factura por ₡60.000 que no fue presentada y un faltante en efectivo de ₡157.000. Cuando se le indicó de la situación, envió un grupo de facturas extemporáneas a nombre de la Asociación y no de la Universidad de Costa Rica, por lo que no proceden. Además, tampoco cubrían el monto faltante.
Desde la publicación de la auditoría, el directorio de la Federación ha trazado líneas estratégicas para solucionar el problema de liquidez.
Actualmente, son ₡30 millones los que deben reintegrarse, de los cuales ₡5 millones corresponden al anticipo para las bicicletas, ₡13 millones en facturas que no procedieron –que no fueron tramitadas o que fueron devueltas por la OAF– y ₡12 millones que no se sabe dónde están.
Las soluciones
Ante el desbalance en las finanzas de la Feucr, tanto el directorio actual como la Contraloría Estudiantil y la Contraloría Universitaria han planteado líneas de acción para devolver el fondo de trabajo a su normalidad.
Una de las observaciones más recurrentes en la auditoría es que la Feucr “no cuenta con una estructura administrativa suficiente que apoye su gestión y a su vez asesore a los encargados de las unidades ejecutoras sobre los requisitos que deben tener las facturas o documentos para su reintegro”.
Para esto, la Universidad decidió contratar a una persona a tiempo completo que ahora se dedica a realizar los reintegros de las facturas que se van presentando ante la Contraloría Estudiantil.
Puesto que la falta de tiempo y personal había originado que se acumularan facturas y otros documentos de pago que no se habían podido presentar a la OAF, el directorio actual está organizando reuniones periódicas con la Contraloría Estudiantil para diseñar mecanismos eficientes, por medio de los cuales se puedan presentar facturas y capacitar a los representantes de las unidades ejecutoras en el tema.
Entonces, la Contraloría Estudiantil, en conjunto con el directorio, ofrecería capacitaciones sobre ejecución de fondos, agilización de procesos y la presentación correcta de los comprobantes de gasto. De igual manera, plantean buscar soluciones para que las unidades ejecutoras de otras sedes y recintos no deban viajar a San Pedro para entregar documentos.
Con las capacitaciones se buscan seducir la cantidad de comprobantes de pago que se presentan de manera incorrecta. “Las situaciones que presentan estos documentos son variadas y van desde tachaduras y documentos donde la información se ha borrado, hasta declaraciones juradas sin firmar”, explicaba la auditoría.
Para las facturas que no se han logrado reintegrar, Renato Franco, actual presidente de la Feucr, plantea “identificar dónde está la problemática, en qué momento se cometieron estos fallos y quiénes los cometieron”.
“Lo bueno de esto es que por detrás de las facturas está el nombre de la persona que lo hizo, entonces hay que ver cómo hacer para ver cómo reponer este dinero o ver cómo conseguir la factura para poderla integrar. Todo pasa por ese lado primeramente”, aseguró Franco.
Para los ₡12 millones que se encuentran perdidos, el directorio valora la posibilidad de reponer el dinero con su parte del fondo de trabajo. Sin embargo, existe la incógnita de a quién se le debe cobrar, puesto que el Reglamento establece que la presidencia del directorio es la responsable del Fondo y que, de existir un faltante, es su responsabilidad reintegrarlo inmediatamente.
Para los ₡5 millones de las bicicletas, la Universidad llegó a un acuerdo de pago con el proveedor, quien reintegrará con pagos de ₡100.000 al mes el anticipo que se le realizó en 2015.
Finalmente, el actual equipo financiero de la Federación plantea realizar arqueos mensualmente, de manera que se tenga una noción más clara y actualizada del estado de las finanzas del fondo de trabajo.
“Durante nuestro tiempo en el directorio, la idea es principalmente resolver este problema de finanzas que tenemos desde hace rato, para poder salir del problema de liquidez del Movimiento Estudiantil. Aparte de eso, vamos a seguir con el trabajo del anterior presidente”, finalizó Franco.
¿Cómo funcionan las finanzas de la Feucr?
Por reglamento, el fondo de trabajo de la Feucr se financia a través del 25% del presupuesto de la Universidad cada año. De este fondo, se alimentan 88 subcuentas correspondientes a unidades ejecutoras universitarias como las asociaciones de estudiantes y el Tribunal Electoral Estudiantil Universitario.
Estas unidades tienen autonomía administrativa y ejecutan su presupuesto asignado de acuerdo a sus planes de trabajo.
Para el caso específico del Directorio de la Feucr, el control del gasto se hace directamente en la contabilidad de la Feucr, quien es la responsable de preparar y presentar los reintegros a la Oficina de Administración Financiera de la Universidad junto con los del resto de los ejecutores.
Los comprobantes de gasto de las unidades ejecutoras deben pasar por la revisión de la Contraloría Estudiantil y, si cumplen con los requisitos establecidos por la OAF, se procede con la consolidación para preparar el borrador de reintegro que lo formaliza la sección de contabilidad del directorio. Si se presentan inconsistencias, el documento se devuelve al ejecutor para su corrección.
Los recursos del fondo se distribuyen en tractos trimestrales, los cuales se deben liquidar una vez finalizado el trimestre. La entrega de facturas debe de realizarse durante esos tres meses. Sin embargo, en ocasiones se acumulan y se entregan al final en una sola liquidación, de ahí que el proceso se vuelve lento.
Si las asociaciones no cumplen con el proceso de liquidación, no se les entrega el siguiente tracto hasta que se cumpla con el procedimiento. Este proceso de liquidación deben realizarlo todas las unidades ejecutoras en las que subdivide el fondo.
Sin embargo, el procedimiento de liquidación trimestral y la restricción solo se aplica a las asociaciones por cuanto su conformación es independiente al Directorio y, como tal, requiere de un control de aplicación general, especialmente por su cantidad y ubicación geográfica que dificultan un control específico que sí se le puede aplicar al resto de los órganos que están centralizados en una misma sede.
