Según los esposos Laudon, los sistemas de información se refieren al conjunto de elementos relacionados entre sí, que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para asistir la toma de decisiones y el control de una organización. Además, los sistemas de información también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear nuevos productos.
Es decir, los sistemas de información se pueden ver como un apoyo importante al quehacer de una institución, ya que administran correctamente la información y facilitan la toma de decisiones en cuanto a la detección y solución de problemas con eficacia y rapidez.
Además, por medio de estos se realizan diversas actividades que generan valor para adquirir, transformar y distribuir información, con el propósito de aumentar el desempeño organizacional, así como también permiten brindar el debido control y seguimiento a las diferentes organizaciones para que se adapten a las necesidades y exigencias del entorno, y satisfagan las necesidades de sus clientes.
En su artículo, María Eugenia Guarda menciona que desde hace algunos años las organizaciones se enfrentan a entornos cada vez más complicados, donde elementos como la globalización de los mercados, la competitividad y la eficiencia, las incitan a adoptar herramientas e implementar estructuras para competir en esta nueva era impregnada de conocimiento y tecnología, denomina como: la era de la información.
Entonces, los sistemas de información, representan un término sumamente moderno, ya que ha surgido en el proceso de globalización por el cual se ha atravesado en los últimos años, el cual básicamente ha obligado a las instituciones públicas a modernizarse para atender las exigencias del momento.
Estos sistemas representan un cambio que ha generado diferentes beneficios y facilidades para el accionar institucional; sin embargo, es importante que se tome en cuente lo que plantean los Laudon: muchos sistemas de información nuevos requieren cambios en las rutinas del personal y pueden ser difíciles de asimilar para los involucrados, además de exigir capacitación y esfuerzo adicionales.
Es un hecho que todas las instituciones del sector público se van a ver en la necesidad de innovar, para atender las nuevas necesidades que surgen día con día; por eso es importante que se prevea toda situación con relación a los costos que se pueden generar, para que un cambio o modernización no represente retrocesos o atrasos.
A su vez, es necesario tener un manejo adecuado de la resistencia al cambio por parte de los miembros de las organizaciones, todo esto para que, en un final, se logre implementar lo que se tiene previsto, para generar mejoras y cambios significativos, que benefician no solo el accionar de la organización, sino también su constante actualización que permite brindar una atención acorde con las necesidades de los ciudadanos.
Finalmente, se plantea que las instituciones modernas utilizan sistemas de información para alcanzar sus objetivos primordiales: excelencia operativa, nuevos productos, servicios y modelos de negocios, buenas relaciones con clientes y proveedores, una toma de decisiones asertiva, ventaja competitiva y supervivencia día tras día.
Independiente de la institución pública de la que se trate, su desarrollo se encuentra cada vez más ligado al uso de tecnologías de la información, ya que, aunque para su implementación se incurre en gastos, estos se han vuelto indispensables para ayudar a las organizaciones a sobrevivir en este mundo globalizado e incluso las convierte en instituciones más competitivas y eficientes al transformarlas en organizaciones digitales.
