UCR apunta a la eficiencia en transportes

Con la puesta en marcha de un Sistema de Información para la Sección de Transportes, la Universidad de Costa Rica (UCR)

Con la puesta en marcha de un Sistema de Información para la Sección de Transportes, la Universidad de Costa Rica (UCR) procura mejorar la eficiencia en todos los procesos relacionados con el control y uso de la flota vehicular a partir de este año.

La Sección de Transportes, adscrita a la Oficina de Servicios Generales (OSG), atiende alrededor de 13.000 solicitudes de servicio cada año. La mayoría son giras programadas para los cursos y proyectos de investigación; además se atienden actividades sustantivas de la institución y se ofrece servicio para los docentes que imparten clases en las sedes.

Las giras son parte sustancial de los procesos educativos de muchas unidades académicas, que requieren que los estudiantes hagan prácticas en el campo de trabajo.

Durante el 2015 se recibió un total de 14.382 solicitudes de transporte, de las cuales 13.997 fueron atendidas con recurso propio y 385 fueron contratadas, informó la jefa de Transportes, Ana Zúñiga.

Para atender esta fuerte demanda la Universidad cuenta con una flotilla de 79 vehículos, entre los que hay autobuses, microbuses, vehículos de doble tracción y automóviles, así como un equipo de 23 choferes. Hasta el momento, la Sección de Transportes gestionaba estos recursos mediante procesos manuales, con ayuda de hojas Excel.

Con el fin de modernizar estos procesos y lograr mayor eficiencia en el manejo de los recursos, la Vicerrectoría de Administración solicitó el visto bueno al Comité Gerencial de Informática para desarrollar el proyecto Sistema de Información para la Sección de Transportes, el cual tiene un costo aproximado de ¢131 millones.

Pedro Céspedes Calderón, director de proyectos del Centro de Informática de la UCR, explicó que el proyecto contempla cinco módulos que se desarrollan por etapas en un período de dos años.

El primero que se desarrolló −entre 2014 y 2015− es el módulo para solicitud de permisos de conducir para funcionarios, el cual ya está en funcionamiento. El segundo es el módulo de ficha técnica de los vehículos, el cual consiste en una base de datos con todos los detalles e historial de cada vehículo, donde la Sección de Transportes llevará un minucioso control del mantenimiento (aceite, llantas, revisiones, etc.).

El tercero es el de solicitud de giras, que se aplica desde enero, mediante un plan piloto en el cual participan 11 unidades académicas seleccionadas. Según detalló Ana Zúñiga, paulatinamente se incorporarán más unidades y la meta es que para el año 2017 toda la Universidad utilice el sistema.

Como parte del proyecto también se desarrollará el cuarto módulo para control de combustibles, mientras que el quinto permitirá llevar un mejor control del inventario de la bodega de repuestos de la mencionada Sección.

Funciones del sistema

En el módulo de solicitud de giras, los usuarios pueden hacer las gestiones vía Internet con su usuario y clave del correo institucional, por medio de la plataforma Expediente Único, en la cual se centraliza una gran cantidad de servicios administrativos, como las consultas sobre pagos, trámites de vacaciones, solicitudes de viáticos, entre otros.

Una vez que ingresen al sistema podrán solicitar el vehículo con chofer o sin chofer. En el segundo caso el sistema verificará si la persona tiene permiso para conducir vehículos universitarios. Las solicitudes deberán hacerlas con 15 días de anticipación como máximo y confirmar 3 días antes; de este modo, en caso de que se cancele una gira podrá asignarse el vehículo a otra persona.

Con el propósito de reducir el número de viajes y aprovechar los espacios de los vehículos, se incorporó la opción de compartir giras. Allí los usuarios pueden ver si hay giras que les convengan y matricularse en ellas, en lugar de solicitar otra. Para lograr el uso óptimo de esta función  es necesario  un cambio de cultura institucional, aseguró Zúñiga.

Otra de las características del sistema es que se enlaza con el servicio de Google Maps, para que los usuarios establezcan la ruta de viaje y así calcular distancias de las giras, tiempo de viaje y determinar cuál es el vehículo más adecuado según la distancia y tipo de camino. Además les indicará el costo aproximado de la gira.

Cada solicitud debe ser revisada y aprobada por el director o directora de la unidad académica, el jefe o jefa administrativa y la Sección de Transportes.

Se espera que en los próximos dos años este proyecto impactará todos los procesos de la Sección de Transportes y permitirá mejorar el monitoreo de las operaciones de la flotilla institucional.


Warning: file_get_contents(https://graph.facebook.com/?ids=https://semanariouniversidad.com/universitarias/ucr-apunta-la-eficiencia-transportes/): failed to open stream: HTTP request failed! HTTP/1.1 403 Forbidden in /home/alfred06/public_html/wp-content/themes/abomb-child/elements/element.php on line 80
0 comments

Otros Artículos

La segunda referencia escogida del reciente Informe de la OCDE por La Nación S.A. remite conceptualmente a la inversión pública en educación

La Nación en su edición del 18 de febrero destaca en portada y dedica una plana entera a informar que FA "acusa" a la diputada

Normalmente escuchamos que el gobierno de Luis Guillermo Solís y el PAC no tienen rumbo ni dirección. Yo pienso que si tienen dirección,