Una serie de barreras burocráticas para un funcionamiento interno eficiente han sido la piedra en el zapato para que el cantón de Montes de Oca cumpla su objetivo de convertirse en cuna de la innovación. Este problema lo está intentando arreglar el Centro de Investigación y Capacitación en Administración Pública (Cicap) de la Universidad de Costa Rica (UCR).
Por medio de un convenio firmado el pasado 8 de junio, el Programa de Desarrollo Municipal del Cicap se encargará de mejorar los procesos de comunicación y organización interna de la Municipalidad de Montes de Oca para dar el paso que ansía la nueva administración: el ser un ente articulador que le dice “sí” a las iniciativas ciudadanas.
Uno de los principales objetivos del plan es ordenar los procesos internos de la Municipalidad por medio de la evaluación y reasignación de cargas laborales de sus funcionarios, para atender de manera eficiente las consultas ciudadanas y darles a los residentes de la zona la oportunidad de involucrarse directamente en el desarrollo del cantón.
“Este convenio que firmamos va más allá de ese apoyo específico a lo interno de la Municipalidad. Va a generar las herramientas para que la Municipalidad pueda trabajar para el cantón, que no sea ese lugar donde llego y me dicen que no, sino que abrimos los espacios para que el ciudadano sienta que la Municipalidad siempre le va a resolver y siempre va a estar ahí”, afirmó Cristian Barquero, subcoordinador del programa.
Según Orlando Hernández, coordinador del Programa, el fin de este proceso es generar emprendedores sociales que tengan la posibilidad de presentar proyectos de mejora para el cantón y que sea la Municipalidad la que les brinde la información de cómo empezar a explotar estas ideas.
“Si tenemos un cantón urbano, tenemos que potenciarlo. Que la gente no sea un mero tránsito por el cantón. Necesitamos generar emprendedores sociales. Si tengo una idea pero no sé por dónde empezar, y la Municipalidad me puede brindar esa información y la potencia con otras alianzas, entonces sí podemos generar progreso”, declaró Hernández.
Para esto, parte del proyecto implica un fortalecimiento de la estructura municipal, por medio de un estudio técnico de las dependencias para entender los procesos internos y así ubicar dónde podrían estar las barreras que impiden el desarrollo de ciertas iniciativas.
Una de las propuestas es crear un manual básico de organización de funciones, donde se registren todos los procesos y procedimientos de la Municipalidad que permitan alcanzar resultados. Según los coordinadores del Programa, la idea es que “las organizaciones con las que trabajamos gestionen por resultados”.
Como parte de esta organización, el Cicap desarrollará un nuevo organigrama con nuevas funciones y direcciones que vayan acompañadas con un manual de puestos, donde se detallarán las nuevas expectativas de los funcionarios y así generar además un nuevo sistema de medición de la persona.
“Actualmente la Municipalidad tiene una medición de 90 grados, donde el jefe evalúa al personal que tiene y listo. Lo que vamos a hacer es cambiarla a una evaluación 360 y meterle indicadores, y medir si el funcionario cumplió o no el resultado”, explicó Barquero.
Según los coordinadores del proyecto, esta acción va a minimizar la oportunidad de algunos funcionarios de ganar más o recibir salarios que no deberían recibir simplemente porque “todo el mundo lo recibe”, lo que ayudará además a la hacienda municipal.
Además, dentro de la elaboración del manual de puestos se incluirá un proceso dedicado a cargas de trabajo, donde se podrá determinar qué tanto se sobrecarga a un funcionario o, por el contrario, si alguno tiene muchos tiempos muertos.
“Parte del proceso es una estrategia de comunicación para que los funcionarios de la Municipalidad sepan en qué y cómo se está trabajando. Este proceso siempre genera muchas dudas porque puede que la calificación de la persona sea baja en tiempos muertos, y si eso no se comunica bien la persona lo que va a asumir es que mejor la despedimos, pero en realidad es ver cómo podemos ocuparla y capacitarla”, amplió Barquero.
Diana Posada, vicealcaldesa de Montes de Oca, agregó que este proceso busca una mejora en la calidad de vida laboral de los funcionarios de la Municipalidad, puesto que creen que su personal debería estar siempre motivado y trabajando en un área que se acople a sus afinidades y competencias.
“Habrá gente que tal vez no tiene la formación para estar en un puesto, pero empíricamente es gatísima, y además le encanta. Moverla de ahí sería dañarle su vida laboral. Entonces, la administración tiene que capacitar a su personal en lo que es bueno. Hay otra gente que está en un puesto que no le gusta y que podríamos asignarla a otro departamento que le llame la atención. La idea no es despedir a nadie”, explicó Posada.
Por otro lado, el proyecto también involucra la creación de un nuevo sistema de medición, puesto que actualmente las municipalidades se guían por los indicadores del Índice de Gestión Municipal (IGM) de la Contraloría General de la República (CGR), el cual presenta algunos vacíos de información al ser un escaneo general a nivel nacional.
Por ejemplo, uno de los factores que mide el IGM es la cantidad de kilómetros que asfalta cada Municipalidad, pero no se enfoca en si el resultado fue bueno o malo. El nuevo índice creado por el Cicap generará indicadores de gestión personalizados que permitan realmente medir la ejecución de la Municipalidad y así identificar los puntos de mejora.
Por último, ambas entidades están trabajando en conjunto en la implementación de un Centro de Información en el que los ciudadanos puedan pedir información, documentos y recibir una guía en los procesos y consultas que se tengan.
Una de las propuestas de campaña que la actual administración está intentando desarrollar es la creación de un Centro de Innovación dentro de la Municipalidad que se encargue de apoyar las iniciativas tanto de ciudadanos como de las empresas presentes en el cantón.
“Nos encantaría desde un Centro de Investigación y Desarrollo poder crear hackatones de innovación y emprendimientos sociales, o hackatones de innovación y emprendimientos tecnológicos, o agrícolas, o ambientales, o lo que sea que traiga desarrollo humano para el cantón de Montes de Oca y para la región”, finalizó la vicealcaldesa.
