Siete notarios que fueron contratados por servicios profesionales la Junta Administrativa del Fondo de Ahorro y Préstamo de los Empleados de la Universidad de Costa Rica (Jafap) entre 1997 y el 2014, y separados de sus asignaciones en enero del 2019, presentaron una demanda contencioso administrativa contra la entidad. Con ella solicitan que se anule la terminación de los contratos y se reconozcan daños y perjuicios por un estimado de ¢105 millones.
En la demanda los notarios argumentan que el proceso que llevó a prescindir de sus servicios se realizó de manera “anticipada y antijurídica”, que la contratación de los nuevos notarios se realizó sin concurso público —como establece el reglamento— y que esto resultó en daños económicos para ellos.
Además, argumentan que han solicitado copia de los acuerdos de la Junta que llevaron a que se prescindiera de sus servicios y los expedientes administrativos correspondientes, pero no han obtenido respuesta alguna.
Uno de los notarios demandantes fue contratado desde 1997 y la nómina se fue ampliando hasta llegar a nueve en el 2013. Ellos se encargaban de formalizar las escrituras de las garantías de los préstamos que otorga la Junta para la compra de viviendas y vehículos. El cobro de los honorarios se realizaba de acuerdo con el monto de la operación que hacía la persona afiliada.
La solicitud se presentó ante el Tribunal Contencioso Administrativo del Segundo Circuito Judicial el 29 de octubre del año pasado. El pasado 27 de enero, la instancia universitaria respondió negativamente.
Cuestionamientos
En su contestación, Henning Jensen, en su calidad de rector universitario y presidente de la Junta, adjuntó actas, oficios y memorandos que explican el procedimiento seguido para la terminación de la relación contractual de los notarios y la contratación de los nuevos. Asimismo, argumentó que se realizó de conformidad con la normativa.
En la demanda presentada, los notarios señalan que por su naturaleza la Junta está supeditada al derecho público; por tanto, solo puede actuar sobre lo autorizado explícitamente. En ese entendido, alegan que el oficio en que se les informó que no se les renovaría el contrato (G-JAP-No. 07-2019) viola los principios de legalidad, carece de sustento jurídico y constituye un acto inválido pues no está autorizado en ninguna normativa, no hace referencia a ningún acuerdo de junta, no es claro ni preciso y no ofrece una motivación clara.
Por su parte, la Junta alega que por su constitución y por la naturaleza de sus funciones “la organización y funcionamiento de la Junta se rige por el derecho público y que como órgano universitario está cubierto por el régimen jurídico que cobija a la UCR. Aunque también, en algunas de sus actividades, está sometida al Derecho Privado, en tanto así se justifica por los requerimientos de su giro”.
De conformidad, la respuesta de la entidad concluye que no era necesario un acuerdo de Junta para prescindir de las funciones de estos notarios, que no existen expedientes administrativos, ni obligación de responder a las solicitudes realizadas, ni a revelar información pues “no es pública”.
También indica que la contratación de los nuevos profesionales en notariado se realizó “con criterios objetivos previamente definidos y respetando un procedimiento de selección, en el que los actores podían participar libremente”. “La Junta puede escoger libremente a los notarios que requiera para actos notariales concretos propios de su actividad crediticia y se trata de una función sujeta al Derecho Privado”, argumenta el texto.
No obstante, el artículo 22 del Reglamento de la Junta Administradora del Fondo de Ahorro y Préstamo de la Universidad de Costa Rica indica: “La Junta Directiva mantendrá un registro de oferentes para la contratación de servicios profesionales que se requieren para la atención de diversas situaciones de las personas afiliadas. La contratación de estos servicios se hará por concurso público, por un periodo de dos años”.
El artículo de la discordia
Ese mismo artículo 22, según consta en el expediente de la demanda, fue el que se invocó en el oficio en que se comunica a los demandantes que sus servicios ya no serán requeridos. El numeral, en conjunto con otros del reglamento correspondiente fueron modificados en la Sesión N.º 6137 del Consejo Universitario del 9 de noviembre del 2017 y ratificados con la aprobación del acta de esta sesión el jueves 1 de febrero de 2018.
De acuerdo con la transcripción de la discusión, varias de las personas manifestaron que era necesario establecer mejores formas para distribuir los aranceles que pagaba la Junta a sus notarios, y alegaron que recibían mucho dinero. Se propuso entonces ampliar la cantidad de profesionales entre los que se repartirían las tareas de notariado, conforme al mecanismo de registro de oferentes construido por concurso público, y así se reformó el artículo.
No obstante, según consta en el acta 2032 de la Jafap, desde julio de 2017 el órgano comenzó a discutir las implicaciones de prescindir de los servicios de estos notarios, con el objeto de “no crear vínculos muy permanentes”. Además, constan en múltiples memorandos enviados por el asesor legal Roberto Castillo a la Junta y en diversas actas de sesión de la Junta, que había una preocupación latente por ampliar el número y la distribución de los ingresos de los notarios.
En el acta 2024 de setiembre del 2018, pocos meses después de aprobada la modificación del reglamento, se plantea la necesidad de evaluar y separar a los notarios que, según se argumenta, ya han cumplido el tiempo que establece el artículo reformado. Los demandantes indican en su petitoria que esto constituye una aplicación retroactiva de una norma y que no corresponde.
Más documentación en el expediente evidencia que en el 2017 se realizó la contratación de más notarios encargados de los procedimientos que se realizan en sedes regionales. Posteriormente, y para cumplir con el registro de oferentes establecido por la modificación reglamentaria, en vez de realizar un concurso público se echó mano de los currículos que se recibieron para esa ampliación.
En los memorandos 221 de 2017 y 126, 130 y 221 del 2018 firmados por Castillo se explica el procedimiento realizado: una invitación telefónica y por correo a 36 notarios, que resultó en la contratación de cuatro nuevas notarías que ampliaban las existentes.
En los documentos aportados por la entidad universitaria no se incluye ningún acuerdo que explícitamente motive el que se prescinda de los servicios de los notarios que hasta entonces trabajaron para la Junta.
Silencio en ambas partes
Consultado sobre el procedimiento, el asesor legal de la Junta, Roberto Castillo, remitió las preguntas de UNIVERSIDAD a Gonzalo Valverde, Gerente General. Valverde respondió vía oficio indicando que “debido a que es un asunto que se encuentra en Sede Judicial, por el momento, y por respeto a los Tribunales de Justicia y las sentencias que podrían emitir, no podemos referirnos y darle mayores detalles al respecto”.
El abogado representante de los demandantes, Miguel Sancho, también fue consultado por este semanario pero indicó que a pesar de que el expediente es de acceso público, prefería abstenerse de dar declaraciones, pues podría considerarse una litigación del caso en los medios.
La estimación correspondiente a daños y perjuicios realizada por los demandantes es de ¢105 millones. No obstante, en el caso de que el proceso resultara negativo para la Jafap y se le condenara al pago de estos costes, el monto podría aumentar o disminuir dependiendo de la decisión del tribunal.
