Factura electrónica: ¿Cómo utilizar el nuevo sistema de Hacienda?

Trabajadores independientes del sector salud deben facturar por por la vía electrónica desde hoy. Demás profesionales también estarán obligados en los próximos meses.

Cerca de 19.900 trabajadores independientes inscritos ante Tributación por el sector salud deberán facturar desde hoy a través de medios electrónicos, como parte del primer grupo de profesionales obligados a pasar del papel a los medios digitales para hacer constar las transacciones que reciben por sus servicios.

Luego vendrán financieros (1 de febrero), abogados (1 de marzo), arquitectos, ingenieros, informáticos (2 de abril) y otros sectores (1 de mayo); para la que el propio Ministerio de Hacienda decidió poner a disposición un software gratuito dentro de su sistema de Administración Tributaria Virtual (ATV).

¿Quiénes deben usar factura electrónica a partir del 2018? Encuentre más información en el siguiente enlace:…

Posted by Ministerio de Hacienda de Costa Rica on Wednesday, January 3, 2018

El sistema busca replicar el mismo proceso de la factura convencional; sin embargo, se realiza a través de una serie de pasos en línea, para los que sólo es necesario que el profesional esté inscrito en ATV, mismo sistema en el que realiza sus declaraciones en línea.

Allí, cada trabajador podrá realizar el proceso de facturación de manera normal, así como obtener todas las claves y contraseñas que se le pidan en el camino.

Sobre esta herramienta, el primer vicepresidente y ministro de Hacienda, Helio Fallas, comentó que la idea estatal es “mejorar la recaudación y frenar la evasión”, un proceso para el que además se han generado otros diez desarrollos tecnológicos en otros campos.

Este, eso sí, será el primero que impacte de manera directa a los contribuyentes por trabajos liberales, tratándose de todos aquellos profesionales que no laboran como empleados directos.

La factura electrónica ya se aplica en distintas partes del mundo e incluso se empezó a utilizar en Costa Rica desde hace ya varios meses; sin embargo, este será el inicio de la experiencia nacional en el campo de los trabajadores individuales.

Sobre esta oportunidad, Fallas aseguró que “con la activación de emisión de facturas electrónicas y su confirmación por parte del Ministerio de Hacienda en forma digital, se inicia una nueva etapa en el desarrollo del sistema tributario costarricense”, a lo que añadió que el proceso además “facilitará el control por parte del contribuyente de los ingresos que percibe y las actuaciones de la Administración Tributaria al contar con información precisa de los contribuyentes”.

Por último, destacó el impacto que ha tenido el cambio de legislaciones en el país para impulsar su ingreso a la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), camino que ha servido para realizar cambios y mejoras en el control de las recaudaciones estatales.

“Esto forma parte de todo un programa que inició hace casi cuatro años y que hemos seguido paso a paso, haciendo cada vez más fácil la administración tributaria”, concluyó.

¿Cómo se factura?

A continuación, le explicamos cómo facturar a través del nuevo sistema de Hacienda. No es la única herramienta para este tipo de tareas; sin embargo, es la propuesta gratuita creada por el ministerio.

Lea también: Manual de Uso de la Herramienta Gratuita de Facturación

Sobre el uso de la herramienta, el director de Tributación, Juan Carlos Gómez, destacó que es un camino al que debe dirigirse Costa Rica “para efectos de control”, a lo que añadió que —si bien “hay mucha confusión”— se trata de un simple cambio “del papel a la web”.

“Es la misma factura, es lo mismo que hoy se hace a mano, pero subiéndola en la web. Los grandes contribuyentes desde el año 2016 ya estaban obligados a emitir facturas electrónicas y, para que tengan una idea, ya llevamos más de 15 millones de facturas registradas”, señaló.

“En 2016 empezamos con grandes contribuyentes, luego vino la Ley de Fraude y entonces comenzamos ahora con los profesionales (…) Todos tenemos que ir a la factura electrónica, es muy sencilla, muy amigable y va a economizar mucho tiempo”, subrayó.

Los pasos:

1. Ingreso: Existen diferentes herramientas para facturar en línea; sin embargo, quien desee utilizar el sistema de Hacienda deberá ingresar al sistema de ATV, en el que se suelen realizar las declaraciones anuales de impuestos.

2. Selección: Ya en el sistema, el siguiente paso es marcar la opción de “Comprobantes Electrónicos” en la barra superior de menú, donde deberá dirigirse a la opción de “Herramienta Gratuita” y posteriormente a la opción de “Facturar”.

3. Datos personales: Una vez superada esta etapa, deberá rellenar los datos de la plantilla, en la que los datos de usuario se llenarán por su propia cuenta, pero otros como la sucursal y el número de sucursal deberán ser atendidos, según sea la situación. En caso de no contar con una sucursal, debe ingresar el número “1” en el segundo campo.

4. Datos del receptor: Pasado este punto, debe iniciar el ingreso de los datos del receptor, paso en el que deberá completar —igual que en una factura corriente— los detalles de quien recibe el bien o servicio que usted brinda. Todos estos datos (en caso de no contar con alguno) podrá consultarlos con la institución, empresa o persona a la que arrienda sus servicios.

5. Guardar y rellenar líneas: Completado este paso, deberá proceder a seleccionar la opción “Guardar Encabezado” e iniciar la recopilación de datos del detalle de la factura. Entre ellos, deberá escribir la descripción de cada línea que desee registrar, tal y como escribe en cualquier facturero de papel, hasta “Validar” el documento cuando quede completo.

A cada bien o servicio que venda podrá agregar cualquier detalle por “Impuestos o Exoneraciones”, en caso de que su actividad goce de algún beneficio en este campo.

6. Firmar: Finalmente, deberá firmar el comprobante electrónico, un procedimiento para el que el sistema le mostrará una clave tras validar la factura, la cual deberá copiar a través del botón sugerido, para luego pegarla en el firmador del Ministerio de Hacienda, que puede descargar en la dirección: www.hacienda.go.cr/docs/mhfirmaelectronica.zip.

Instalado el firmador, debe seleccionar la opción “Firmar Hash”, a lo que debe agregar su firma digital (en caso de contar con una) o su “firma llave criptográfica”, emitida por el Ministerio de Hacienda y para lo que sólo necesitará la información de su PIN del sistema ATV.  La firma digital no es obligatoria.

7. Envío y recepción del comprobante: Finalizada esta gestión, deberá proceder a enviar el comprobante, en el que deberá detalla su usuario y contraseña para envío de comprobantes electrónicos (la cual deberá conseguir de previo en el sistema de “Contraseña para Comprobantes Electrónicos” del sistema ATV).

Completos ambos datos, podrá enviar el documento firmado hasta que el archivo sea recibido correctamente.

Una vez realizado el proceso, podrá observar en su pestaña de “Comprobantes” su factura, de modo que podrá descargarla y enviarla en distintos formatos.

Posibles sanciones

Todos los profesionales que así le deseen pueden empezar a facturar incluso antes de la fecha límite para cada sector; sin embargo, ninguno estará exento de iniciar en el tiempo previsto.

Desde que la factura digital sea obligatoria, regirá para todos los profesionales el mismo castigo que hoy rige por la no presentación de facturas físicas, correspondiente a dos salarios base (unos 874.000 colones) y el cierre de negocio por cinco días en caso de reincidencia.

“Aplican las mismas sanciones que hoy aplican, la novedad es subirla a la web”, comentó el director Gómez.

A esta impresión se sumó la del viceministro de Ingresos, Leonardo Salas, quien agregó que el control inicará con la información obtenida desde esta misma mañana, en vista de que el anuncio se hizo con tiempo y cada profesional debía estar preparado.

Según Salas, esto permitirá realizar controles cruzados y analizar la situación de los contribuyentes, de modo que se estime la condición de cada una y se generen registros más acertados.

Además, Minor Arias de Tributación comentó que los trabajadores quedarán inscritos inmediatamente desde el día límite para cada profesión, por lo que cada contribuyentes quedará sujeto a dichas responsabilidad desde ese momento (o incluso antes, si así lo desea).

Por último, las autoridades de Hacienda reiteraron su llamado para que los contribuyentes hagan llegar sus dudas y reporten sus inconvenientes en el uso del sistema, punto que podría evitar contratiempos en ambas direcciones.


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