La embajada de la República Popular de China en Costa Rica sugirió contratar a DHLGlobal Forwarding para transportar la donación de equipos de protección médico, destinado al personal de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), quince días antes de que se le adjudicara la oferta.
Además, la oferta presenta por DHL a la institución incumplió con los parámetros establecidos por la misma CCSS, como el plazo límite para hacer llegar la propuesta y la vigencia de la misma, que implicaba que las condiciones de la proforma no variaran durante al menos 15 días.
El pasado miércoles 15 de abril, la Caja anunció que se adjudicaba a la compañía DHL la contratación del vuelo chárter hacia China, luego de un proceso donde participaron seis empresas más: Rex Cargo, Tical, Rutas Aéreas, Fedex, America Global Logistic y Sociaco.
La contratación finalmente fue por ¢730.577.598 ($1.292.806), pese a que el domingo 5 de abril el presidente Ejecutivo de la Caja, Román Macaya, había dicho en conferencia de prensa que inicialmente sería por $350.000, dato que fue rectificado días después por el gerente de logística de la institución, Luis Fernando Porras, por un monto de $1,1 millones.
Esta información forma parte del cartel licitatorio, disponible para el acceso público en la página web de la Caja, en el que se indica, mediante una comunicación escrita con fecha del 31 de marzo, que la Embajada de China “está dispuesta a mantener comunicación con la parte costarricense sobre el transporte de dichos insumos, que se puede concretar a través de un avión fletado por la parte costarricense, de las aerolíneas comerciales o de una combinación entre DHL y la vía marítima”.
Ese documento también revela que el análisis técnico fue hecho con base en “características técnicas y aspectos sustanciales”, que no responden a los que la empresa ofrecerá al traer la donación, como son el número de vuelos a utilizar y la ruta a seguir.
Lo que se analizó para dar la aprobación fue que DHL ofrecía un solo vuelo con ruta Shangai – Zhengzhou – Chicago – San José, y lo que al final se hará son tres vuelos con ruta Shangai – México – San José. Los aviones serán contratados a Aeroméxico.
El análisis fue hecho por el asesor de la Gerencia Logística, Hans Vindas, el 14 de abril, día en que la empresa quedó elegida.
“La oferta presentada por DHL, SÍ cumple con los requisitos técnicos solicitados en este concurso, de acuerdo con la oferta presentada. Por lo que SÍ se recomienda técnicamente” (mayúsculas del original), concluyó Vindas en su informe.
La Contraloría General de la República (CGR) autorizó a la Caja contratar en forma
directa con el oferente idóneo el servicio de transporte aéreo de mercancía, el 9 de abril, por un monto de ¢743.063.139 ($1.314.900).
La compañía fue seleccionada para el transporte de una donación por ¢469.143.019 ($830.180), con una carga con de 570 metros cúbicos con 100 mil batas descartables, 10 mil respiradores N-95, 100 mil mascarillas quirúrgicas de uso médico, 110 mil lentes de seguridad, 100 mil guantes, 100 mil botas descartables y 40 mil mascarillas quirúrgicas.
Embajada sugirió a DHL
En una comunicación del 31 de marzo del 2020, por parte de la Embajada China dirigida a la Dirección General de Cooperación Internacional del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y con copia al Departamento de Relaciones Internacionales del Ministerio de Salud, los diplomáticos asiáticos sugirieron la contratación de DHL para hacer llegar los insumos a territorio nacional.
“Esta misión diplomática está dispuesta a mantener comunicación con la parte costarricense sobre el transporte de dichos insumos, que se puede concretar a través de un avión fletado por la parte costarricense, de las aerolíneas comerciales o de una combinación entre DHL y la vía marítima”, estipula la comunicación.
Posteriormente, el gerente médico de la CCSS, Mario Ruiz, le informa al gerente de logística, Luis Fernando Porras, el 7 de abril, mediante una comunicación escrita, lo expresado por la Embajada de China, reafirmando que se requiere “coordinar el transporte de los mismos, ya sea por medio de un avión fletado por la parte costarricense de las aerolíneas comerciales o de una combinación entre DHL y vía marítima”.
Ofertas de DHL incumplían lineamientos de la CCSS
El 13 de abril, el Área de Adquisiciones de Bienes y Servicios de la CCSS estableció los lineamientos que las empresas concursantes debían cumplir para poder participar en el proceso de elección del vuelo desde China.
Con la firma del jefe del departamento, Mayor Barrantes Castro, y la analista Cinthya Campos, la institución indicó que el plazo límite para presentar las ofertas vencía el 13 de abril de 2020, a las 16:00 horas.
Además, afirmó que la vigencia mínima de la propuesta debía ser de 15 días hábiles y que “las condiciones indicadas en la proforma no podrán ser variadas, o solamente en beneficio de la institución, deben mantenerse igual para la oferta formal durante el plazo de vigencia de esta”.
Pese a esta instrucción, la CCSS recibió la primera oferta de DHL mediante un correo electrónico el 13 de abril, a las 17:00 horas; es decir, una hora después de la finalización del plazo. En esta cotización, la empresa ofrecía un vuelo directo de Shangai a Costa Rica por $918.932.74, a bordo de un avión B747-400 CARGUERO, con capacidad para 120.000 KG / 735 m3.
Sin embargo, al día siguiente DHL retiró dicha oferta y, mediante un correo electrónico dirigido a la unidad de adquisición de la CCSS, explicó que “desafortunadamente el avión que cotizamos ayer lo vendieron durante la noche. Así de rápido se están vendiendo los aviones porque todo el mundo quiere mover carga de China en estos momentos”.
La nueva cotización llegó a poder de la CCSS el martes 14 de abril, a las 9:02 a.m., por correo electrónico. En esta ocasión, DHL ofrecía tres vuelos, con ruta Shangai – México – San José, por un monto de $1.292.806,42; cada avión tenía capacidad para transportar 196 metros cúbicos.
De esta forma, la oferta final, y a la postre seleccionada, se presentó 17 horas después del plazo estipulado y la cotización no estuvo vigente por los 15 días hábiles que exigía la CCSS.
Además, en un correo del mismo 14 de abril, enviado a las 12:59 pm, la empresa DHL le señaló a la Caja que la propuesta estaba sujeta a cambios sin previo aviso y que “la tarifa indicada en la cotización adjunta se mantiene, siempre y cuando recibamos la aceptación de parte de CCSS el día de hoy antes de las 3:00 pm”.
Minutos antes, otra comunicación electrónica entre ambas partes presentaba otra opción de la misma empresa, con ruta Shangai – Zhengzhou – Chicago – San José. El costo del viaje no se incluía dentro del cuerpo del correo.
Análisis bajo parámetros distintos
El asesor de la Gerencia Logística, Hans Vindas, seleccionó como idónea la oferta de DHL, basado en características distintas a las fueron contratadas finalmente a la empresa.
Vindas aprobó una propuesta que ofrecía un solo vuelo con ruta Shangai – Zhengzhou – Chicago – San José, por un costo de $1.463.301. No obstante, el servicio que dará DHL para traer los insumos médicos consiste en tres vuelos, con ruta Shangai – México – San José, por un valor de $1.292.806. Los tres vuelos serán contratados a la compañía aérea mexicana Aeroméxico.
La empresa alemana compitió con los oferentes, las costarricenses America Global Logistic y Rex Cargo. Esta última presentó la oferta más baja, con dos vuelos por un costo total de $1.220.000 y con ruta Shangai – Los Ángeles – Costa Rica.
Sin embargo, según el cartel, Rex Cargo se retira del concurso ese mismo 14 de abril a las 8:27 am, tras argumentar que “por instrucciones superiores nos vemos en la desagradable necesidad de retirar nuestra oferta por el vuelo chárter (…) Podemos justificar las razones cuando y si es que ustedes así lo requieran, pero en este momento nuestro consorcio ha tomado la determinación de no participar”.
El propio 14 de abril, el Área de Gestión de Medicamentos y el Área de Adquisiciones de Bienes y Servicios comunicaron, mediante un informe escrito, que seleccionaban la opción de DHL Global Forwarding, “ya que de las recomendadas es la de menor precio y cumple con los tiempos de entrega requeridos x (sic) la Administración”.
Adjudicación se informó antes de que estuviera en firme
La empresa DHL supo de su designación horas antes de que fuera se hiciera la comunicación formal a las partes, porque el acto adjudicación quedó en firme a las 11:45 a.m. de ese 15 de abril, mientra que la empresa alemana fue informada el 14 de abril, a las 6:36 p.m. (16 horas antes de la firma de la adjudicación).
Así consta en un correo electrónico de agradecimiento por parte de la empresa DHL a la Caja, en el que afirma: “primero que nada agradecerle por confiar en DHL para el transporte de este material tan importante. Les comento que ya hablamos con la aerolínea, y los tres aviones ya quedaron reservados para salir de Shanghai el día 25 de Abril (fecha disponible más próxima)”.
Posteriormente, un nuevo email, con fecha del 15 de abril, a las 3:54 pm, daba el visto bueno por parte de DHL a la adjudicación enviada por la Caja. Los personeros de la empresa seleccionada indicaron: “Confirmo recibido y estamos de acuerdo con la adjudicación. Muchas gracias”, pese a que horas antes ya habían realizado incluso la reservación de los aviones para traer los insumos.
CCSS defiende proceder
CCSS defiende proceder Consultado por UNIVERSIDAD sobre estos datos, el gerente de Logística de la CCSS, Luis Porras, defendió vía correo electrónico la adjudicación a la empresa DHL y justificó el proceder ante cada uno de los cuestionamientos.
Sobre la sugerencia de la Embajada de China para usar el sistema de DHL, Porras aseguró que la evaluación de contratar el chárter inició en enero, cuando se empezaron a solicitar cotizaciones de los bienes para transportarlos vía marítima.
“La toma de decisión del chárter obedece directamente a la necesidad inmediata de tener los insumos de protección en el país, una vez estuviesen disponibles en origen”, contestó el gerente de logística.
Ante la consulta de por qué se permitió participar a una oferta entregada fuera del plazo establecido, Porras indicó que se debió a un tema económico, ya que las otras propuestas no se ajustaban al presupuesto establecido.
“Es importante indicar que solo la oferta de DHL inicial y la de Rex Cargo eran las únicas que estaban por debajo del presupuesto que se tenía. DHL nos indica que su primera oferta ya no era factible porque el vuelo fue vendido a otro comprador y, además, Rex Cargo nos indica que su oferta no se puede sostener por decisión de las autoridades de la empresa, así las cosas se alargó el tiempo para recibir más ofertas e ingresaron dos opciones de DHL y otras de otras empresas”, afirmó.
Sobre este punto, UNIVERSIDAD constató que la propuesta de Fedex ingresó a las 16:11, la de American Global logistic a las 17:05 (esta con un precio que se ajustaba al presupuesto) y la seleccionada de DHL a las 9:02 del día siguiente. El nuevo plazo establecido por la CCSS para recibir los datos de los oferentes no fue indicado en la respuesta.
Ante la indicación de DHL de que si se quería contar con sus servicios debían confirmarlos antes de las 3 p.m., el gerente de logística explicó que esto no representó una presión adicional.
“Se tomaron en cuenta las rutas, dado que ya les estaba pasando a otros países que por Europa se podía decomisar el vuelo, dado la carga y la necesidad que los países europeos tienen, además por Estados Unidos también podía pasar lo mismo. La Institución tomó el tiempo para analizar el comportamiento del mercado y las rutas. Además en el folio 63 del expediente de la compra, que es público, consta que invitamos a 12 oferentes”, aseguró Porras.
Sobre por qué el análisis técnico que dio como elegible a DHL tenía parámetros distintos al que finalmente fue adjudicado, Porras dijo que “DHL presenta en su segunda oferta dos opciones y la que usted enumera sobrepasaba el monto de lo autorizado y lo presupuestado por esto se selecciona la segunda opción”. Sin embargo, en el documento de análisis no consta registro de que la “segunda opción” haya sido analizada igual que las demás.
Finalmente, sobre el aviso anticipado de parte de la Caja a DHL sobre su designación, Porras explicó que “dadas las dificultades del transporte ante la emergencia mundial, se requería asegurar los vuelos”, razón por la que le comunicó a la empresa antes de que se hiciera oficial.
“Por este medio le indico que después de la evaluación de las ocho ofertas recibidas, su oferta se adjunta, se determina que cumple técnicamente, administrativa, legalmente y financieramente. Además, debo indicar que dicha oferta fue seleccionada, para continuar el proceso de formalización de la compra del servicio y esperamos el día de mañana estar entregando la documentación al respecto”, dijo el jerarca en un mensaje electrónico a DHL.
Además, sobre esa comunicación previa al anuncio oficial, argumentó que “dicha oferta de DHL era la única que estaba por debajo del monto autorizado y disponible presupuestariamente para la contratación del servicio, adicionalmente a esto cabe señalar, como se le indicó a la empresa, que faltaban trámites administrativos para la consolidación del acto de adjudicación”.
La información disponible en el cartel señala que la oferta de DHL no fue la única que se ajustaba al presupuesto, ya que el monto aprobado por la Contraloría General de la República fue de $1.314.900. También la compañía American Global Logistic ofreció $1.300.000, un total de $7.194 más que DHL.
La CCSS indicó que las donaciones a precio de mercado, puestas “en puerto China”, ascienden a un monto estimado de $830.180. Además, señaló que “los criterios para establecer los metros cúbicos de carga y peso en KG salen de los cálculos de las dimensiones (alta, largo y ancho) y el peso por unidad de empaque”.
