El modelo OAIS para la preservación de objetos digitales en los archivos

Actualmente, vivimos en la Sociedad de la Información y el Conocimiento, que nos exige cada vez más el uso de nuevas tecnologías,

Actualmente, vivimos en la Sociedad de la Información y el Conocimiento, que nos exige cada vez más el uso de nuevas tecnologías, las cuales evolucionan constantemente. Algunos hemos adquirido la firma digital, e incluso muchas instituciones han iniciado con la moda de la oficina cero papeles, produciendo únicamente documentos electrónicos.

Pero, ¿podremos garantizar el acceso de esos documentos a largo plazo, si las tecnologías son tan cambiantes? Esto nos hace pensar en la necesidad de replantear conceptos y metodologías para poder garantizar el acceso a la información en un futuro, incluso no muy lejano.

Por lo anterior, es importante que las instituciones y/o empresas cuenten con repositorios digitales para custodiar los documentos que generan en soporte electrónico. Dichos repositorios deben contar con características que avalen la recuperación de la información a lo largo del tiempo. Para esto se desarrolló un modelo que integra y expone las funciones que debe cumplir un repositorio para asegurar la preservación de los objetos digitales a través del tiempo, denominado el modelo OAIS.

¿Qué es el modelo OAIS? Es una iniciativa que surge en el siglo XX. Durante la década de los noventa, la National Aeronautics and Space Administration (NASA), desarrolla un modelo que proporciona las características que debe tener un sistema de preservación de documentos digitales a largo plazo. A raíz de la necesidad de conservar sus datos digitales nace el “Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)”. En el 2003, OIAS se transformó en una Norma ISO con el código 14721:2003 y en junio de 2012, se realiza una nueva revisión.

El modelo OAIS proporciona una visión amplia de los requerimientos que se necesitan para conservar los documentos en soporte electrónico a lo largo del tiempo. Dicho modelo garantiza que un documento sea auténtico, veraz e íntegro a través del tiempo, y que a su vez permita su accesibilidad, fiabilidad y utilización. Sin embargo, para lograrlo se necesita contar con metadatos.

Aunque, el modelo OAIS inicialmente fue creado para la industria aeroespacial, otros campos que han experimentado con el modelo OAIS son: las matemáticas, la aeronáutica, la astronomía y la archivística. Además, destaca el proyecto VidArch en Estados Unidos y la iniciativa presentada en Japón con la aplicación del modelo OAIS a la nube.

Actualmente, una gran parte de los archivos que custodian documentos en soporte electrónico se fundamentan en los estándares del modelo OAIS, no obstante, con las adaptaciones necesarias de acuerdo con el contexto y las demandas existentes de cada caso

En conclusión, resumimos brevemente las funciones del modelo OAIS:

Ingesta: se trata de preparar los documentos para el ingreso al repositorio. Es decir, se aplican controles que permiten el ingreso, control de procedencia, antivirus y formatos.

Almacenaje: se encarga del almacenaje físico de los documentos e incluye las estrategias de preservación fijadas por una entidad para garantizar el acceso de la información través del tiempo.

Gestión de datos: en esta fase se conservan los metadatos, entre ellos originales (los que poseen los documentos), los que se generan en el proceso de la ingesta y aquellos que irán incorporando durante la vida del documento.

Preservación: se establece las políticas y responsables, los cuales serán los vigilantes de los cambios constantes de la tecnología (revisión de formatos, hardware, software).

Acceso: permite la accesibilidad del usuario al repositorio digital, y por ende a la consulta de los documentos por parte de los usuarios.

Administración: es la integración de las funciones, los sujetos y la tecnología que interviene en el modelo OAIS.

El tema se amplió en el pasado XXVII Congreso Archivístico Nacional: “Conservación preventiva: mejores prácticas de seguridad y preservación, mayores posibilidades de acceso y difusión”; organizado por la Dirección General del Archivo Nacional, que se realizó del 22 al 24 de julio de 2015, en el Hotel Radisson.


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