Trasladar insectos del museo universitario, piedras de la Escuela de Geología, documentos de admisión de la Oficina de Registro o anteojos para los estudiantes con beca 4 y 5 son algunas de las tareas diarias de la sección de Correo de la Universidad de Costa Rica (UCR).
Cristina Monge, jefa de la Sección de Correo institucional, le narró a UNIVERSIDAD las particularidades del inicio de esta oficina y reconoció que existe un aspecto que planean mejorar en los próximos años. Este es un resumen de la entrevista que Monge sostuvo con este semanario:
¿Cómo inicia el correo y en qué año?
—La Sección de Correo nació por una serie de cuestionamientos y quejas que profesores hicieron en 1958. Según el acta, un señor González se quejó ante el rector, en ese momento don Rodrigo Facio, diciéndole que precisaba que se organizaran los servicios de correo, porque había mucha confusión, la correspondencia se perdía o llegaba tarde.
Don Rodrigo Facio conformó una comisión para analizar la administración y ejecución de los servicios de correspondencia, encabezada por el profesor Carlos Monge, sumamente interesante, porque son dos personajes emblemáticos en la institución.
Esta oficina de correos se ubicó donde antes estaba la central telefónica, por la oficina de salud, ahí estaba también el departamento de Servicios Generales, y a inicios de los 90 se trasladaron al Edificio Saprissa.
Comenzaron a organizarse, pero no habían mensajeros todavía, solamente se nombró a una señorita que se llamaba Xinia Guevara, como oficial postal tres.. Ella ganaba ₡520. Fue la primera funcionaria de los servicios de correos.
Al inicio, se crearon 56 casilleros, 36 de esos se asignaron a algunas escuelas, departamentos y secciones. A partir del primero de octubre de 1959 comenzó a funcionar esta oficina para brindar el servicio a toda la institución.
¿En algún momento trabajaron con Correos de Costa Rica?
—Desde el inicio hay una relación con Correos de Costa Rica, se comenzó trasegando la correspondencia por medio de valijas. Después, firmamos un convenio y empezamos a utilizar una legislación postal, con recursos también de Correos de Costa Rica para hacer exactamente como si fuéramos una sucursal, con la excepción de que la estructura y el personal es institucional, pero los procedimientos postales son los mismos de ellos.
Nosotros tenemos un servicio que brindamos a través de ellos, donde a usted como investigador extranjero, cuando ya se va a ir a otro país, la institución le puede mandar todo eso que usted acumuló durante el tiempo que pasó aquí (libros, investigaciones…).
Correos de Costa Rica nos colabora con el servicio a lugares donde es más difícil llegar; por ejemplo, Golfito.
¿Qué rutas realizan?
—Tenemos ocho rutas, las primeras siete son acá en la sede Rodrigo Facio y la octava corresponde a sedes regionales, recintos y estaciones; todas las sedes absolutamente.
En la sede Rodrigo Facio tenemos un máximo de entrega de cinco horas; o sea, lo que recogemos antes de las 8 a.m. está entregado antes de las 12 mediodía y lo que recogemos durante la mañana y antes de la 1:30 pm, aproximadamente, está entregado antes de las 4 p.m.
Para las sedes regionales recintos y estaciones experimentales tenemos dos indicadores, dependiendo del destino, que son de 18 y 24 horas.
¿De qué manera impactó la digitalización de muchos trámites con el inicio del correo electrónico?
—Mucha gente piensa, “¿qué va a hacer la Sección de Correo si ya las cartas van a ser digitales?” No, perdón, es que en la Sección de Correo un 10% si acaso del total que nosotros traemos son oficios.
Producto del apoyo de la Vicerrectoría de Administración, nace el Sistema Institucional de Correspondencia (SIC). Es una plataforma web que se le brinda a todos los usuarios.
Con el SIC comenzamos a recuperar un poco más de confianza de los usuarios. El SIC es una herramienta en plataforma web donde ustedes le pueden dar trazabilidad a sus envíos, pero sus envíos sigue siendo físicos.
Físicamente va a viajar igual, pero usted le puede dar el seguimiento a través del sistema y la herramienta no necesita ser instalada, simplemente accede a la página de la Oficina de Servicios Generales (OSG), se inscribe, se le da una clave y puede hacer todo el proceso de seguimiento.
Este sistema comienza en 2007, como consecuencia de un estudio de las necesidades de nuestros usuarios que empezamos a hacer en 2004.
¿En qué aspecto debe mejorar el correo institucional?
—El correo todos estos años ha sido muy de perfil bajo. Abarcamos toda la institución dentro del país e incluso fuera del país y no se visualiza tanto. Entonces, queremos ser un poco más visibles, más exposición.
Nuestra intención es que todos en la Universidad estén enterados. El reto es llegarle a los usuarios: docentes, investigadores e inclusive invitados.
