La información financiera y contable que generan las instituciones desconcentradas del Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ) es tan compleja y técnica que ni sus directores ni los integrantes de las juntas administrativas la comprenden y, por ende, no pueden tomarla en cuenta para procesos de decisión.
Tal es la conclusión del Informe sobre la calidad de la información financiera contable, de los órganos desconcentrados del Ministerio de Cultura y Juventud, que preparó la Contraloría General de la República a partir de datos del 2018 e información provista por usuarios.
El estudio consideró la información de doce instituciones desconcentradas del Ministerio: Casa de la Cultura de Puntarenas, Centro Costarricense de Producción Cinematográfica, Centro Cultural e Histórico José Figueres Ferrer, Centro Nacional de la Música, Consejo Nacional de Política Pública de la Persona Joven, Museo de Arte Costarricense, Museo de Arte y Diseño Contemporáneo, Museo Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia, Museo Histórico Cultural Juan Santamaría, Museo Nacional de Costa Rica, Sistema Nacional de Educación Musical, Teatro Nacional y Teatro Popular Melico Salazar.
Se analizaron cinco aspectos sobre los datos económicos de una docena de entidades del sector: relevancia, representación fiel, oportunidad, comparabilidad y “comprensibilidad”, que definen como el nivel en que la información puede ser comprendida y según responda a las necesidades y base de conocimientos de sus usuarios.
La mejor puntuada fue el Centro Nacional de la Música, que alcanzó un 65,2% de promedio en la calidad de sus datos, y la más baja fue el Teatro Nacional, cuya puntuación llegó a 38,8%. Estas calificaciones son producto de la ponderación de cada uno de los rubros establecidos en el estudio, a través del análisis de datos (60% del total) y las respuestas de los usuarios (40%).
La investigación concluyó que el principal obstáculo para que estos datos sean transparentes es precisamente que no es comprensible para personas que no tengan conocimientos básicos en contabilidad o finanzas.
“Los usuarios indican que la información financiera contable es compleja e insuficiente; manifestando que consideran que los estados financieros son de difícil comprensión por un usuario que no tiene entrenamiento básico en contabilidad y que las notas se describen en un lenguaje muy complejo”, indica el documento.
La jefa del Departamento Financiero del MCJ, Guadalupe Gutiérrez, y Jimmy Castillo, coordinador del Área Contable, confirmaron que este es el principal obstáculo para la adecuada toma de decisiones, y que las causas son múltiples, así como las acciones que se están implementando para solventar este problema.
“Es un tema en conjunto, en parte porque la información financiera es como es. Nosotros vamos a hacerlo más claro de ahora en adelante, pero también es responsabilidad de quien firma estados financieros entender lo que está firmando”, dijo Castillo.
Castillo indicó que el problema de que los jerarcas o las personas que integran las juntas directivas de las instituciones no comprendan los datos es que no pueden saber si es necesario cambiar el rumbo, reforzar un proceso o tomar alguna otra acción, basado en los resultados.
“Lo que nosotros creemos, y por eso estamos trabajando muchos cambios, es que se toman las decisiones con los ojos cerrados, sin saber qué es lo que deberían hacer; eso hablando solo de presupuesto, que lo entienden mejor, mientras que lo contable no, nada”, añadió.
Gutiérrez comentó que la unidad lleva varios años tratando de capacitar a estos públicos en temas financieros y contables, pero que solo han logrado tener una sesión de trabajo con tres o cuatro personas. “Hace unos años tratamos de hacer una actividad masiva para ayudarles a analizar la información, pero por disposición o agendas no se pudo hacer”.
También explicó que la mayor parte de las juntas administrativas de estas entidades están compuestas por expertos y expertas en el tema, pero que la mayoría “no sabe de números” a pesar de ser los responsables de firmar los estados financieros.
“Luego propusimos un taller con la intención de que empezaran a entender su responsabilidad al aceptar un cargo en una junta, pero tampoco se pudo. Solo en una ocasión logramos juntar a tres o cuatro jerarcas y darles una capacitación rápida”, agregó.
Otro obstáculo para mejorar esta situación es la rotación de los directores de las instituciones. “Como cambian cada cuatro años, apenas están empezando a entender y ya se van, y les sigue alguien que no sabe del tema”, añadió Gutiérrez.
No obstante, Gutiérrez y Castillo coincidieron en que el informe refleja la situación del 2018 y que durante el 2019 muchas cosas están superadas, porque el Ministerio está en proceso de implementar las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público y eso ha implicado trabajar en conjunto como sector, fortaleciendo las buenas prácticas.
Uno de los procesos que pronto se superará, según indicaron estos funcionarios, es que los estados financieros incluirán notas explicativas, gráficos, análisis y otros datos que sirvan para interpretar los números.
“Nuestro plan es que toda la información vaya acompañada de gráficos o prosa que cualquiera, con o sin formación en contabilidad, pueda entender, y una vez que el informe esté aprobado vamos a ponerlo en el sitio web para que todas las personas puedan consultarlo”, afirmó Gutiérrez.
Otro cambio es que, a partir de este año, el Ministerio ha incorporado en su información contable sus activos patrimoniales (inmuebles, instrumentos, obras de arte, sitios arqueológicos, etc.) a pesar de no tener valor económicos asignados.
“Estamos empezando con revelar los activos, incluyéndolos en las notas explicativas, pero esperamos este año empezar los procesos de costeo de estos activos, pues eso solucionará muchos problemas y, además, ayudará a visibilizar el trabajo real del Ministerio”, mencionó Castillo.
El que los activos patrimoniales no tengan un valor económico dificulta, por ejemplo, su protección, ya que no es posible asegurarlos. Según Castillo, el aseguramiento es importante para la prevención de desastres en estas edificaciones, incluso más que para la reposición. Adicionalmente, el costeo de estos activos permitirá evidenciar la gestión que realiza la entidad en temas de protección del patrimonio.
“Nos dan menos del 1% del presupuesto y con eso nos encargamos de proteger los bienes más valiosos del Estado, eso hay que evidenciarlo”, explicó.
El informe ofrece una serie de recomendaciones al Ministerio, muchas de las cuales, según ambos profesionales, ya se están implementando.
El Ministerio de Cultura y Juventud, se reconoce en el documento, ha realizado esfuerzos acompañando a estos órganos desconcentrados en el camino hacia la estandarización de la información financiera contable y ha ofrecido las herramientas para ello, de modo que la investigación misma es un insumo para la mejora en la calidad de los datos y en la capacidad de uso que de ella tienen las personas que toman las decisiones.